Logiciel de facturation électronique pour magasin

A propos de la facturation électronique

La facturation électronique est un mécanisme de facturation dans lequel la facture électronique est créée, transmise, reçue et traitée sous forme dématérialisée, éliminant ainsi le besoin de document papier. Cela implique l’utilisation de systèmes informatiques adaptés et de technologies nécessaires pour gérer le cycle complet de la facturation. Voici quelques éléments clés à noter en ce qui concerne une fonctionnalité ou un logiciel de facturation électronique :

1. Création électronique des factures : Les factures sont générées électroniquement à partir d’un système informatique, comme un logiciel de facturation, un logiciel de gestion commerciale ou un système de gestion de comptabilité.

2. Transmission électronique : Les factures électroniques sont transmises par voie électronique, généralement, via des réseaux sécurisés, tels que l’internet. Elles peuvent être envoyées par e-mail, téléchargées depuis un portail en ligne ou échangées via des réseaux interentreprises.

3. Réception électronique : Les entreprises destinataires reçoivent les factures directement dans leurs systèmes informatiques, facilitant ainsi leur traitement automatisé.

4. Traitement automatisé : Les systèmes informatiques peuvent automatiser le traitement des factures électroniques, y compris la vérification, l’approbation et l’enregistrement comptable. Cela peut réduire les erreurs et accélérer le processus de paiement.

5. Archivage électronique : Les factures électroniques peuvent être stockées électroniquement, facilitant leur gestion et leur archivage. Cela contribue également à la conformité avec les exigences légales en matière de conservation des documents.

La facturation électronique présente plusieurs avantages, tels que la réduction des coûts liés à l’impression et à l’envoi postal, la diminution des délais de traitement, la diminution des erreurs humaines, et une meilleure traçabilité des transactions. De plus, dans de nombreux pays, l’adoption de la facturation électronique est encouragée voire rendue obligatoire par des réglementations fiscales pour améliorer la transparence et lutter contre la fraude fiscale.

La facturation électronique peut prendre différentes formes, notamment les normes EDI (Échange de Données Informatisé) et les formats structurés tels que XML (eXtensible Markup Language). Les normes varient selon les régions et les secteurs d’activité.

La facturation électronique dans la réglementation française

La facturation électronique en France est encadrée par des réglementations précises. La législation évolue, donc il est toujours recommandé de se référer aux textes officiels les plus récents. Voici quelques points clés de la réglementation française sur la facturation électronique :

1. Obligation pour certaines entreprises : Les grandes entreprises et les administrations publiques françaises sont tenues d’accepter les factures électroniques émises par leurs fournisseurs.

2. Obligation pour les fournisseurs de l’administration publique : Les fournisseurs de l’administration publique doivent obligatoirement transmettre leurs factures sous forme électronique, conformément aux normes fixées par le portail Chorus Pro.

3. Progression de l’obligation pour les PME : L’obligation d’émettre des factures électroniques s’étend progressivement aux petites et moyennes entreprises (PME) en fonction de leur taille et du secteur d’activité. Cette extension se fait par phases successives.

4. Normes et formats : La France a adopté le format européen EN 16931 pour la facturation électronique. Ce format repose sur le modèle de données européen (European Data Model – EDM) et utilise le langage de balisage Universal Business Language (UBL).

5. Portail Chorus Pro : Pour les fournisseurs de l’administration publique, le portail Chorus Pro est souvent utilisé comme plateforme pour la transmission des factures électroniques. Ce portail est géré par l’Agence pour l’informatique financière de l’État (AIFE).

Caractéristiques de la facturation électronique en France

En France, la législation sur les factures électroniques est principalement régie par les dispositions du Code général des impôts (CGI) et le Bulletin Officiel des Finances Publiques-Impôts (BOFIP). Voici quelques points clés de la loi française sur les factures électroniques :

1. Conditions de validité : Pour être considérée comme valable, une facture électronique doit respecter les conditions définies par l’article 289 du CGI. Ces conditions portent notamment sur l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu, la lisibilité et la gestion des factures pendant la durée légale de conservation.

2. Obligations des parties : Tant l’émetteur que le destinataire de la facture électronique ont des obligations légales. L’émetteur doit garantir l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu, tandis que le destinataire doit accepter la facturation électronique et la traiter conformément aux règles fiscales.

3. Conservation des factures électroniques : Les entreprises sont tenues de conserver les factures électroniques pendant une période de six ans à compter de la date de la transaction, conformément aux dispositions de l’article 289 du CGI. Cette conservation peut se faire sous forme électronique.

4. Signature électronique : Bien que la signature électronique ne soit pas obligatoire, elle est fortement recommandée pour garantir l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu de la facture. La signature électronique doit répondre aux exigences du règlement eIDAS (électronique Identification, Authentication and trust Services).

5. Normes et formats : La France a adopté le format européen EN 16931 pour la facturation électronique. Ce format utilise le langage de balisage Universal Business Language (UBL) et est conforme au modèle de données européen (European Data Model – EDM).

6. Obligations sectorielles : Certains secteurs spécifiques peuvent avoir des règles particulières en matière de facturation électronique. Par exemple, les fournisseurs de l’administration publique doivent utiliser le portail Chorus Pro pour transmettre leurs factures électroniques.

L’importance de la veille juridique

La réglementation sur la facturation électronique reste relativement récente. Que vous soyez concerné par la gestion magasin, la gestion boutique ou autre business, il est important de noter que les règles et les obligations peuvent évoluer. Il est essentiel de se tenir informé des dernières mises à jour de la législation en vigueur. Les entreprises qui sont concernées par ces obligations doivent s’assurer de respecter les normes et les délais imposés par la réglementation pour éviter d’éventuelles sanctions ou problèmes de conformité.